Среди моих друзей, знакомых и даже клиентов довольно многие открыли бесплатные почтовые ящики. Большинство пользуется ими абсолютно правильно — для личной переписки, для регистрации в социалках. Это — второй слой их жизни, приватная зона. Однако, есть и такие, для кого эти ящики — основной канал переписки. Причем, их абсолютно не смущает наличие собственного сайта, порой с хорошим и правильным доменным именем. Так есть ли разница между mail@gazprom.ru и gazprom@mail.ru? Попробуем разобраться.

Нет на земле ничего порочного, есть только условности, и в каждом климате они различны

В деловом климате тоже есть свои условности. Деловые письма пишутся на адрес офиса компании, пусть даже конкретный сотрудник — фрилансер или работает на дому. Трудно себе представить деловую переписку и отправку договоров на домашний адрес сотрудника (я оставляю за бортом индивидуальных предпринимателей и творческих индивидуумов). Еще менее вероятно письмо с деловыми бумагами, отправленное до востребования.

Почему? Отправитель работает с предприятием, с многоклеточным организмом. Ему необходимо, чтобы высланная информация была обработана независимо от того, здоров ли сотрудник, не уехал ли в отпуск, не ждет ли сантехника. Это возможно только в офисе. При хорошей организации всегда кто-то обработает поступившую почту и предпримет какие-то необходимые действия.

Отправляя письмо на корпоративный электронный адрес, отправитель уверен, что оно будет обработано по той же схеме — непременно и достаточно оперативно, даже в случае увольнения конкретного сотрудника, к которому он адресуется.

Использование адреса, не связанного с корпоративным доменом (gazprom@mail.ru вместо mail@gazprom.ru) вызывает много ненужных вопросов. Действительно ли адресат связан с необходимым предприятием? Если да, почему у него не корпоративный адрес? Не пытается ли он провести сделку, с которой связана переписка, в обход официальных каналов? Будет ли предприятие отвечать по обязательствам такой сделки? И так далее. И чем крупнее предприятие, с которого отправляется письмо и сильнее формализована его структура, тем эти вопросы острее.

Докажи, что не верблюд!

Все мы прекрасно знаем, что открыть ящик на бесплатной почте может любой, независимо от рода занятий, места проживания, возраста, уровня интеллекта и психического состояния. В корпоративной почте ящик назначает специалист, выполняющий функции IT администратора. Случайным людям доступ сюда, по крайней мере организационно закрыт (в нашей стране нельзя сбрасывать со счетов хакерский вариант доступа, но от этого защититься действительно сложно).

Следовательно, человек, владеющий доступом к корпоративному ящику, проходил хоть какую-то идентификацию личности, и он с большой долей вероятности связан с предприятием-адресатом.

Если у предприятия есть сайт на собственном доменном имени, это автоматически означает, что у него есть и почта на этом доменном имени. Отсюда логично и обоснованно недоумение человека, прочитавшего на визитке адрес бесплатной почты. Если ты — тот, за кого себя выдаешь, ПОЧЕМУ ты не пользуешься почтой корпоративной?

Навязчивая реклама есть глохнущий двигатель торговли

Бесплатные почтовые сервисы в 100% случаев прибавляют к отправляемому вами сообщению свою рекламу (ну надо же им на что-то существовать !). Вы точно знаете, что прочитает ваш адресат в своем письме? Не будет ли это рекламой чего-нибудь непристойного или, что еще хуже, вашего конкурента?

Сам спам уже рассказывает, как бороться со спамом

Получая спам на корпоративные адреса, офисные работники начинают клевать в макушку своего IT-администратора. Тот в свою очередь устанавливает на сервер все более сильные и жесткие фильтры входящих писем. Самый распространенный фильтр — невозможность принимать почту с бесплатных почтовых сервисов, поскольку в обычной практике такие письма деловыми быть НЕ ДОЛЖНЫ.

Что в результате? Ваш адресат не только не сможет прочитать ваше письмо. Он даже не будет знать, что вы ему написали.

Попутно обращу ваше внимание на одну особенность этой проблемы. Если вы переписываетесь с зарубежными партнерами, особенно если часто пишете новым адресатам, позаботьтесь не просто о корпоративном почтовом ящике, а о ящике, привязанном к домену .com, .biz, .bz и прочим — расположенным не в зоне .ru.

Обратная ситуация в борьбе со спамом. Не исключено, что и вы, если вам нужно будет отправить копии письма одновременно нескольким десяткам человек, не сможете этого сделать из бесплатного почтового ящика. Борясь с потоками спама из своих ящиков, бесплатные почтовые сервисы блокируют веерную рассылку, причем начиная с совсем небольших списков адресатов.

Рецепт счастья

  1. Если у вас есть корпоративный почтовый ящик, пользуйтесь им максимально активно. Исключите ящики бесплатных почт из своей деловой переписки и контактных реквизитов. Самостоятельно или с помощью специалиста настройте автоматическую подпись отправляемых писем. Пусть в ней кроме имени будет ваша должность, телефон, e-mail и другие возможности быстрого контакта.
  2. Если ящика нет, а сайт есть, незамедлительно дайте поручение своему IT-специалисту создать для Вас ящик. Адрес вида e.ivanova@gazprom.ru значительно лучше, чем office@gazprom.ru. Персонализация адреса — психологически выигрышный момент. После создания перейдите к предыдущему пункту.
    Примечание: Заведя новый ящик, нет необходимости срочно всех оповещать о смене адреса, как это бывает с номером телефона. Просто начните вести переписку с нового адреса, а также внесите его в визитки, бланки и другую канцелярскую продукцию. Поскольку большинство абонентов отвечают на письмо просто нажав кнопку «Ответить», переписка сама собой перейдет на ваш новый адрес. Если же кто-то из адресатов 3-4 раза все-таки ответит вам на старый адрес, значит, он пользуется не кнопкой «Ответить», а базой данных. В этом случае отправьте ему просьбу сменить в базе ваш электронный адрес.

Неудобно спать на потолке — одеяло спадает

Есть большая категория людей, которые тяжело меняют свои пристрастия и привычки. В случае с электронной почтой это может выражаться в том, что человек так привык пользоваться интерфейсом своего бесплатного сервиса, что после смены адреса ему даже не хочется вести никакую переписку. Это нормально.

Многие почтовые сервисы дают возможность указать в настройках электронный почтовый адрес, с которого будут уходить письма. Единственное, что придется сделать — получить в новый ящик письмо с кодом подтверждения и отправить ответ или щелкнуть по ссылке. А сам новый ящик настройте так, чтобы вся почта с него автоматом перенаправлялась в ваш старый добрый бесплатный ящик, а из нового ящика после перенаправления удалялась.

Такие ваши действия приведут к тому, что вы будете получать переписку как бы на корпоративный почтовый ящик и писать своим абонентам как бы из него. А пользоваться (втихомолку) своим старым, привычным интерфейсом.

Что делать, если ваш почтовый сервис не поддерживает отправку через почторонний почтовый ящик? В очередной раз убедиться, что вы поставили не на ту лошадку и привыкнуть к интерфейсу корпоративной почты или пользоваться каким-нибудь почтовым клиентом в своем компьютере.

Смотри также: Адрес электронной почты может испортить карьеру